Měsíční a roční uzávěrka docházky s využitím Průvodce uzávěrkou:

Od verze 7.91 programu Docházka 3000 přibyl v docházkovém systému v menu Firma nový modul Průvodce uzávěrkou. Ten velmi usnadňuje provedení všech kroků potřebných ke korektnímu provedení uzávěrky.
Pokud máte starší verzi programu, ve které průvodce není, naleznete postup na posledních 3 stranách návodu.

1) Výběr uzavíraného měsíce

V prvním kroku volíte měsíc, který se bude uzavírat. Automaticky je předvolený minulý měsíc, ale lze vybrat i starší období, pokud jste starší měsíce ještě neuzavřeli a nebo v menu Firma / Uzávěrka máte proti změnám uzamčeno starší datum než z minulého měsíce.

Tlačítkem „Povolit výběr i již uzavřených měsíců“ lze opakovaně spustit uzávěrku i na měsíce, které již uzavřeny byly, ale za normálních okolností se tento postup nedoporučuje, protože data již uzavřených období mohla být například přenesena do mzdového systému a vyplaceny mzdy. Průvodce uzávěrkou brání chybám nebo na ně důsledně upozorňuje a tak by ve starších již uzavřených obdobích žádné chyby být neměly.

Po volbě měsíce kliknete na tlačítko Zvolit.

2) Kontrola přenosu dat z terminálů

Ve druhém kroku systém ověří, zda se vám správně přenáší data z docházkových terminálů. Pokud zaměstnanci čipují jen z PC a nepoužíváte žádné terminály, bude zobrazen pouze údaj o posledním čipování přes PC:

Když terminály používáte, a již novější BM-Finger tak i starší BM-Term s řídící jednotkou, zobrazí se jejich seznam a informace, kdy naposled byla přenesena nějaká data z každého z nich. V horní části je samostatná tabulka pro terminály BM-Finger připojené do počítačové sítě. Je zobrazeno datum posledního přeneseného čipnutí a je-li vše v pořádku, tedy z terminálu chodí načipovaná data, je v pořádku i sloupec Stav.

Kdyby data z BM-Finger nechodila, je vše označeno varovnými nápisy a ikonami:

V případě, kdy jsou v programu zadány jak terminály BM-Finger, tak i terminály BM-Term, je ve druhé spodní tabulce vidět kdy byla naposled ze kterého z nich přenesena data do přehledu průchodů. Názvy a čísla terminálů BM-Term načítá program z menu Firma / Terminálový rozvod / Číselník stanoviš.

Na obrázku výše je vidět, že ze stanoviště Sklad již téměř dva měsíce nepřišla žádná data a proto program dole zakázal tlačítko Dále. Je totiž velmi pravděpodobné, že tento terminál má v paměti nějaká čipnutí za uzavíraný březen a tak byste neměli pokračovat, dokud data z tohoto terminálu nepřenesete do programu. U terminálů BM-Finger je lze přenést i ručně fleškou, pokud je počítačová sí nefunkční a oprava nebude provedena v tak krátké době, abyste s uzávěrkou mohli čekat.

Ovšem v případě, kdy tento terminál již delší dobu nepoužíváte a máte jistotu, že na něm zaměstnanci určitě v uzavíraném měsíci žádnou docházku nečipovali, lze tlačítkem Povolit pokračování programu říct, že chcete i přes varování v uzávěrce pokračovat a po odkliknutí výstražného hlášení se tlačítko Dále zpřístupní.

3) Kontrola načipované docházky zaměstnanců

Nyní program ověřuje, zda mají všichni pracovníci správně načipovanou docházku. Tedy nikomu nechybí příchod nebo odchod, mají nahrané celodenní absence a podobně. Navíc zobrazí u každého i stručný sumární měsíční přehled - fond, uznáno, přesčas ke konci měsíce a přesčas s převodem z minulého měsíce, tedy sumu hodin, která se bude později převádět do měsíce následujícího. Pomocí pravých tlačítek lze docházku každého prohlédnout a editovat. Po případné editaci pak tlačítkem Znovu načíst údaje výpis aktualizujete.

Je-li ve sloupečku Stav vše v pořádku, lze pokračovat tlačítkem Dále. Pokud ale program zjistil nějaké chyby, je opět tlačítko Dále nedostupné a je třeba chyby opravit. Příklad je zde:

Tlačítkem „Fond 0:00 na nepřítomnosti“ lze všem hromadně na dny s chybou bez seance nebo absence nahrát nulový fond, tedy jako by neměli směnu. Využijete například u lidí, kteří nastoupili či ukončili pracovní poměr v průběhu měsíce a nikoli k jeho začátku či konci.

Jak je vidět z předchozího obrázku, tak paní Bucňáková nemá na 15.3. nahranou žádnou docházku ani celodenní absenci. Po kliknutí na tl. Výpis je tento den označen žlutým vykřičníkem a je třeba buď údaje doplnit, nebo přes ikonu listu nastavení zadat nulový fond, pokud tento den neměla mít směnu.

Doplníme tedy například dovolenou, pokud jsme jí jen zapomněli na pátek nahrát. Doplnit seanci nebo absenci lze i přes ikonu červené tužky.
Dále pracovnice Císařová neměla rovněž na 15.3. nahraný odchod. Opět jej lze doplnit i přes tlačítko Výpis (kde je uveden červeně čas 0:00) přes ikonu tužky nebo přes tlačítko Editace.

Jakmile opravy provedeme, zavřete záložku prohlížeče s výpisem či editací, čímž se vrátíme na záložku průvodce uzávěrkou a zde kliknutím na tl. Znovu načíst údaje aktualizujeme tabulku. Vše by již mělo být v pořádku a bude přístupné tlačítko Dále pro pokračování.

4) Přehled nároků a čerpání dovolené

Program u roční uzávěrky (kdy uzavíráte prosinec) nabídne možnost převodu nevyčerpané dovolené do nového roku a dále také nastavení nároku na dovolenou pro nový rok (pokud jste již převod dovolených dříve nespustili). Následující obrázek ukazuje roční převod, kde stačí kliknout na tlačítko Proveď převod zůstatků ...

Po dokončení meziročního převodu zůstatků dovolených se zobrazí hlášeni, že převod proběh a je zobrazena tabulka s přehledem nároků v novém roce.

Pokud byste uzavírali jiný měsíc než prosinec, neděláte tedy roční uzávěrku ale jen měsíční, zobrazí se pouze náhledová tabulka bez možnosti převodu:

Ta by měla zobrazovat správná data a neměla by být tedy potřebná žádná akce a stačí kliknout na tlačítko Dále.

Kdyby byl ale některý pracovník dlouhodobě nemocný a zameškal by díky nemocí více jak 100 směn, upozorní na to program ve sloupečku Návrh krácení. Což je vidět na níže uvedeném příkladě – červená šipka v řádku pro pana Antoše, kdy program navrhuje krácení dovolené o 1,5 dne ale v uloženém krácení je zatím nula.

V tomto případě je vhodné přes tlačítko Upravit tabulku dovolených přejít do modulu dovolené a zde krácení doplnit, pokud je opravdu docházka i dlouhodobá nemoc v programu zadaná správně.

Po uložení stačí záložku prohlížeče s modulem dovolených zavřít a tím se vrátíte zpět do průvodce uzávěrkou, ve kterém tlačítkem Znovu načíst údaje tabulku aktualizujete a vše již bude v pořádku.

Nyní po opravě krácení již lze pokračovat tlačítkem Dále.

5) Kontrola maximální výše přesčasů

Zde program ověřuje, zda některý pracovník nepřekročil maximální výši zákonem dovoleného přesčasu. V jednom týdnu by celkový přesčas neměl překročit 8 hodin, dále za 26 týdnů by součet přesčasů neměl překročit 208 hodin a za 52 týdnů pak 416 hodin. Program se tedy dívá až rok dozadu a kontroluje, jestli jsou limity splněny a v aktuálním měsíci nedošlo k překročení některého z nich. Pokud je vše v pořádku, lze tlačítkem Dále pokračovat.

Ale pokud k překročení některého limitu došlo, je zobrazena u konkrétního zaměstnance tabulka, která o překročení přesčasu informuje. Jednak typ překročeného přesčasu (týdenní, 26 týdenní nebo 52 týdenní) a ve kterém období se tak stalo.

Na obrázku výše je vidět, že pan Dolejš v týdnu od 4.3. do 10.3. překročil maximální povolený přesčas o půl hodiny. Přes tlačítko Výpis lze docházku prohlednou a provést případné opravy (i tlačítkem Editace). Po opravě si tlačítkem Znovu prověřit tabulka aktualizuje a když je vše v pořádku, lze pokračovat tlačítkem Dále.

6) Kontrola doby odpočinku mezi směnami

V šestém kroku systém kontroluje, jestli je dodržena minimální 12 hodinová doba odpočinku mezi odchodem z jedné směny a nástupem na směnu následující. Pokud tomu tak není, je u příslušného pracovníka zobrazena tabulka se seznamem dní, kdy k nedodržení doby odpočinku mezi směnami došlo.

Na předchozím obrázku je vidět, že u pracovníka Dolejše se tak stalo dokonce dvakrát. Jednak mezi koncem směny z 13.3. a začátkem následující dne 14.3. a poté ještě druhý případ následující den ze 14. na 15. 3. Prohlédnout docházku a provést úpravy, pokud jsou způsobeny chybným čipováním, lze opět přes tlačítka pro výpis či editaci docházky. Po opravě tlačítkem Znovu prověřit tabulku aktualizujete a když už bude vše v pořádku, bude možné tlačítkem Dále postoupit k dalšímu bodu uzávěrky.

Od verze 7.92 se v tomto 6. kroku kontroluje i to, zda se jedná o pracovníka pracujícího v noci podle §94 ZP.

7) Převody přesčasových hodin do následujícího měsíce

V tomto kroku lze provést převod přesčasových nebo nedočasových hodin. Pokud rozdíly skutečně odpracované doby od předepsaného fondu pracovní doby zohledníte ve mzdě, nepřevádíte zde nic a kliknete na Povolit pokračování bez převodů a následně na tlačítko Dále.

Ovšem pokud přesčasy neproplácíte v plné výši s tím, že zaměstnanec si jej chce v následujícím měsíci vyčerpat formou náhradního volna (u nedočasů je nadpracuje), provedete převod tlačítkem Ulož převody do ...
Převáděné hodnoty je možné ještě předtím nejprve zaokrouhlit na celé hodiny tlačítkem Celé hodiny, nebo navíc určit minimální délku převáděné doby. Pokud tedy chcete převádět jen přesčasy delší než hodina a zaokrouhlovat na celé hodiny dolů, zadáte do minimální délky číslo 60, kliknete na Uprav a poté ještě kliknete na Celé hodiny. Tabulka z předchozí strany se pak přepočítá takto:

Poté kliknete na Ulož převody a operace se provede. Následně se zobrazí výsledný stav a můžete pokračovat tlačítkem Dále:

Pokud byste u převodů chtěli převádět jen záporné hodnoty, tedy nedočasy, použijete na vrchním obrázku tlačítko Jen nedočasy a až poté převod spustíte. Tento postup je vhodný v případě, kdy pracovník odpracoval méně hodin než mu nařizoval fond pracovní doby, ale platíte mu plnou mzdu s tím, že nedočas odpracuje v příštím měsíci. Tedy situace, jako kdyby si předčasně čerpal náhradní volno.

Ale jak již bylo řečeno v úvodu, pokud nechcete nic převádět a skutečný stav pracovní doby zohledníte přímo ve mzdách uzavíraného měsíce, na tlačítko pro uložení převodů vůbec nebudete klikat, ale celý tento krok přeskočíte tlačítkem Povolit pokračování bez spuštění převodů a následně pokračujete do dalšího kroku uzávěrky odblokovaným tlačítkem Dále.

8) Tisk sestav z docházky

V tomto kroku vám systém umožní vytisknout hromadně nejpoužívanější sestavy docházky. Zejména první dvě sestavy doporučujeme jak vytisknout, abyste je měli archivované i v papírové podobě, tak je také možné exportovat je do Excelu pro případné další zpracování či duplicitní elektronickou archivaci. U každé sestavy je stručný popis, malý náhled a tlačítko pro tisk, případně u prvních dvou i export do XLS souboru pro Excel.

Tlačítkem Dále poté pokračujete na další krok uzávěrky.

Poznámka: U poslední sestavy se pro každý výpis otevře samostatné okno webového prohlížeče, což ale může být z bezpečnostních důvodů blokováno v jeho nastavení, kdy se zobrazí toto hlášení:

Přes tl. Možnosti lze povolit otevírání oken jen pro aktuální sever, což je volba, kterou doporučujeme. Poté je třeba sestavu zobrazit znovu. Upozorňujeme, že pokud máte desítky či stovky zaměstnanců, může být operace nejen časově náročná, ale i náročná na pamě klientského PC (nikoli serveru). Toto se však týká opravdu jen poslední sestavy. U ostatních se vše otevře pohodlně v jediné nové záložce či okně prohlížeče a lze hromadně jedním kliknutím vše vytisknout. U denních sestav včetně správného stránkování po zaměstnancích.

9) Exporty do mzdových programů

V tomto místě průvodce umožní spustit export dat do souboru pro některý z podporovaných mzdových systémů.

Pokud používáte export výsledovky (soubor vysledovka.csv nebo konvertovaný vysledovka2.csv), případně jinou sestavu z jiné části programu, která v této nabídce není uvedena, provedete přenos dodatečně po dokončení zbývajících kroků průvodce.

10) Uzamknutí uzavřeného období

Nyní, když už máte vše zkontrolováno, převedeny přesčasy či dovolené, vytištěné sestavy a proveden export dat do mezd, je třeba zajistit, aby v období uzavřeného měsíce (a starším) nemohl nikdo dělat žádné změny (doplňovat docházku či absence přes editaci, upravovat převody přesčasů a podobně).

Kliknete tedy na tlačítko Uzavři a poté lze pokračovat tlačítkem Dále.
Kdyby přesto z nějakého důvodu bylo později potřeba data měnit, lze období odemknout v menu Firma / Uzávěrka, ale pak byste měli po provedení editací opět projít celý postup průvodce uzávěrky znovu.

11) Záloha databáze

Průvodce uzávěrkou nezapomíná ani na velmi důležitý krok a tím je záloha databáze. Pokud jí neprovádíte pravidelně jinou metodou, je k tomu nyní vhodná příležitost. Zálohu doporučujeme provést i když máte nastaveno automatické zálohování. Tato záloha v jedenáctém kroku průvodce uzávěrkou navíc zapíše potřebné záznamy a do evidence záloh dat v modulu GDPR.

Nejprve kliknete na první tlačítko pro provedení testu a případných automatických oprav, pokud by vlivem nečekaného výpadku napájení byl poškozený některý indexový soubor databáze. Ovšem pozor – v případě nalezení chyb spuste kontrolu znovu a ověřte, že je již vše v pořádku. Až poté pokračujte. Jinak doporučujeme kontaktovat správce IT a sdělit mu, že databáze zůstala poškozená a v průvodci je uveden další vhodný postup. Jakmile bude databáze opravena, doporučujeme samozřejmě provést uzávěrku znovu.

Pokud bylo vše v pořádku, tak druhým tlačítkem spustíte samotnou zálohu.

Soubor uložíte na bezpečné místo, třeba zabezpečený síový disk nebo fleš disk, který poté dáte např. do trezoru. Data se budou hodit i v případě, kdy dojde k selhání hardware docházkového serveru a bude nutné provést novou instalaci programu. Při ní nahrajete nyní zálohovaná data (nemáte-li novější zálohu) a nepřijdete tak o všechny údaje z docházky, navíc se zálohuje i licence. Na záložní soubor je však třeba pohlížet z pohledu ochrany osobních údajů (více v menu Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Dokumentace)

P okud se vám po kliknutí na druhé tlačítko nezobrazila výzva k uložení souboru, máte webový prohlížeč nastavený tak, že začne soubor sám ihned ukládat a dohledáte jej poté v prohlížeči přes ikonu pro stahované soubory. Případně v osobních složkách ve složce „Stažené soubory“.

Po dokončení zálohování kliknete v průvodci na tlačítko Dále.

12) Uložení dat pro OLAP a historickou sestavu

Dalším důležitým krokem průvodce uzávěrkou je uložení dat do speciální části databáze, ve které si program uchovává výsledky téměř všech výpočtů z docházky. Uzamčení záznamů proti editaci v bodě 10 totiž samo nezajistí neměnnost nově vytvořených sestav za uzavřené období (výpisu, výkazu, přehledky, výsledovky atd. atd.), pokud změníte některé parametry výpočtu - např. nastavení kategorií, přestávek, rozpisů směn, nastavení firmy a dalších. Pak by se totiž sestavy i za uzavřená období přepočítaly podle nových parametrů, což není žádoucí.

Proto v tomto dvanáctém kroku klikněte na tlačítko Spus optimalizovaný přenos dat – viz následující obrázek:

Máte-li v programu stovky zaměstnanců, může přenos sice trvat minuty nebo i desítky minut, ale krok určitě nepřeskakujte. Data se hodí nejen v analytickém modulu OLAP (v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Analýza OLAP), který nad nimi dokáže vytvářet stovky různých sestav a analytických reportů dle mnoha kriterií a parametrů, ale zejména právě pro historickou sestavu (např. v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Historická sestava). Jedná se vlastně o systém, který umí kdykoli v budoucnu zobrazit výsledky sestav tak, jak jsou platné nyní při uzavírání docházky i když poté změníte parametry pro výpočty.

Pak totiž v prohlížení docházky, výsledovce a výkaze, pokud je spustíte například přes ikony v levé horní liště administrátorského menu, uvidíte při volbě starého, již uzavřeného měsíce, zatržítko Historický, které umožní zobrazit zvolenou sestavu a výsledky jejich výpočtů tak, jak vypadá nyní v době uzavírání docházky bez ohledu na pozdější změněné parametry pro výpočty.

Takže vždy budete schopni zjistit, jaká data platila a jak vypadly výsledky sestav v době, kdy jste dělali uzávěrku docházky zobrazovaného měsíce.
Po dokončení přenosu pokračujete tlačítkem Dále.

13) Kontrola údajů v GDPR

Tento bod je u měsíční uzávěrky bodem posledním. Kontroluje se v něm, jaké osobní údaje evidujete u jednotlivých zaměstnanců z pohledu GDPR a zda k nim máte platné souhlasy, pokud se nejedná o údaje, jež musíte evidovat ze zákona a doposud nevypršel termín jejich evidence.

Údaje bez platných souhlasů jsou označeny žlutým vykřičníkem a můžete buď souhlasy vytvořit a nechat je podepsat (tlačítka Vytvoř), nebo údaje vymazat (lze i hromadně), pokud je jejich evidence v docházkovém systému nadbytečná, vypršel termín souhlasu nebo pominul zákonný důvod evidence. Blíže viz admin. menu Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Dokumentace

Když je vše v pořádku a prováděli jste měsíční uzávěrku (tedy nikoli prosincovou), tlačítkem Konec průvodce ukončíte a vše je hotovo.

14) Nastavení sazeb náhrad stravného služebních cest (roční uzávěrka)

Pokud byl uzavíraným měsícem prosinec, obsahuje průvodce ještě tři další kroky. V tomto 14. kroku nastavíte pro nový rok sazby pro proplácení náhrad na tuzemských služebních cestách.

Staré sazby smažete a postupně založíte nové spodním formulářem na výše uvedeném obrázku. Poté kliknete na tlačítko Dále.

15) Kontrola databáze svátků pro nový rok (roční uzávěrka)

V předposledním kroku roční uzávěrky zkontrolujete, zda jsou správně nastaveny svátky pro nový rok. Doplníte případné nové svátky. Zejména prověřte Velikonoce a Velký pátek.

16) Objednávka aktualizace programu

Minimálně jedenkrát ročně velmi doporučujeme program aktualizovat. Jednak z důvodu doplnění nových funkcí, zohlednění platné legislativy, zabezpečení programového kódu, podpoře nových verzí webových prohlížečů, operačních systémů,a docházkových terminálů, aplikaci bezpečnostních pravidel, přístupových práv, dostupnosti podpory od výrobce, souladu s on-line dokumentací, ochranou údajů, přístupnosti funkcí atd. atd.

Program na vhodnost aktualizace dokáže i sám upozornit, ale i když tato hlášení ignorujete, minimálně jednou ročně je vhodné aktualizaci provést. Pokud tak činíte, nabídne vám průvodce 40% zvýhodnění.

Pokud chcete aktualizovat i častěji než jen jedenkrát ročně, čímž se stavíte zodpovědně k provozu IT, platí zvýhodnění samozřejmě také a mimo průvodce roční uzávěrkou aktualizaci najdete také v levém admin. menu pod volbou E-shop, kde je aktualizace hned první položkou a navíc následují i další vhodné doplnění programu, jako je například rozšíření licence na vyšší počet zaměstnanců, docházkové terminály, ID karty a čipy atd.

Na závěr lze kliknutím na tlačítko Konec roční uzávěrku ukončit. Tím je roční uzávěrka hotova

________________________________________________________________________________________

Ostatní informace k průvodci uzávěrkou:

Navázání na přerušený průběh průvodce uzávěrkou:

Pokud jste z nějakého důvodu průvodce uzávěrkou přerušili poté, co jste některé kroky již dokončili a nechcete je provádět znovu, víte který krok jste provedli poslední a chcete od něj pokračovat, můžete v menu „Firma / Průvodce uzávěrkou“ kliknout na tlačítko „Povolit výběr i již uzavřených měsíců“ , poté kliknout na malou ikonu šipky vedle výběru měsíce:



následně vybrat krok, kterým chcete pokračovat:

a nakonec kliknete na Zvolit.

Informace o nutnosti provedení uzávěrky na úvodní obrazovce admin. menu

Po začátku nového měsíce program kontroluje, zda jste již provedli uzávěrku měsíce předchozího jednoduše tak, že se podívá na datum v menu Firma / Uzávěrka, zda je z minulého měsíce. Pokud minulému měsíci neodpovídá, považuje uzávěrku za neprovedenou a zobrazuje toto hlášení:

Tlačítkem Spustit průvodce ... lze rovnou začít provádět měsíční či roční uzávěrku minulého měsíce. Pokud ale ještě nemáte docházku doplněnou a čekáte například na data ze vzdáleného terminálu nepřipojeného do sítě LAN, lze tlačítkem Skrýt zprávu hlášení pro aktuální den vypnout. Zobrazí se opět až další den.

Měsíční a roční uzávěrka docházky – ruční postup bez průvodce

Níže jsou uvedeny základní postupy pro provedení měsíční či roční uzávěrky docházky v programu Docházka 3000 pro verze starší než 7.91. Protože některé sestavy více zatěžují hlavní PC docházky (docházkový server), doporučuje se, aby ostatní uživatelé omezili práci s programem, než uzávěrku měsíce dokončíte. Lze je o tom informovat zasláním hromadné zprávy přes modul „Ostatní / Oznámení“.

Měsíční uzávěrka docházky: (starší ruční postup bez použití průvodce)
Doporučený základní postup po konci měsíce, resp. při vyhodnocení docházky před zpracováním údajů do mezd.

• Ověřte, zda se z terminálů přenesla všechna data načipovaných příchodů a odchodů. Pokud přenášíte z docházkových terminálů data do programu ručně pomocí USB flash disku (flešky), tak nejprve ověřte, zda máte přenesena data ze všech terminálů, případně proveďte přenos nyní. U terminálů připojených po síti LAN lze stav přenosů ověřit v menu „Firma / Terminály BM-Finger“ podle kolonky „Poslední přenos“ v červené tabulce.
  
  

• Zkontrolujte správnost načipovaných údajů. Tedy zda docházka jednotlivých pracovníků neobsahuje chyby značení příchodů, odchodů a přerušení, případně dopište přes „Editaci docházky“ údaje za chybějící dny. Většina chyb je na kontrolním listu s výpisem docházky (v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky) poznat tak, že některé časy příchodů či odchodů jsou napsané červenou barvou písma. Pak tento záznam obsahuje logickou chybu značení (nenávaznost času, kolize kódů přerušení, chybějící záznamy atd.). Pro zběžnou kontrolu lze použít i sestavu "Výpis chyb značení docházky" v menu "Ostatní / Kontrola". Na chyby také upozorní program v průběhu výpočtu sestav jako je výsledovka, přehledka, výkaz a některé další.
  
  

• Dále zkontrolujte, zda mají všichni nahrané celodenní absence, které ve vyhodnocovaném měsíci čerpali (zejména dovolené, služební cesty, nemoci atd.). Pokud sledujete i typy práce, měli by mít všichni i zkontrolováno, zda si jednotlivé práce či zakázky nezapomněli načipovat. Pokud používáte schvalování celodenních absencí, je třeba zpracovat (schválit či zamítnout) nevyřízené žádanky o absence v menu „Kategorie / Schvalování absencí“ je-li dole zobrazen část Přehled absencí ke schválení.
  
  

• Pracovníkům, kteří nastoupili do pracovního poměru až v průběhu měsíce (např. v polovině), nezapomeňte nahrát vyjímkou docházky nulový fond na dny, kdy ještě nepracovali. Stejně tak těm, kteří v průběhu měsíce rozvázali pracovní poměr, musíte nahrát vyjímkou docházky nulový fond na zbytek měsíce, tedy na dny kdy již napracovali.
  
  

• Upravit či doplnit i nárok na dovolenou pro zaměstnance kteří v měsíci nastoupili či ukončili pracovní poměr v modulu Ostatní / Dovolené a zohlednit zde krácení dovolené u dlouhodobých nemocí - nad 100 pracovních dní nemoci o 1/12 a stejně tak za každých dalších 21 pracovních dní, ponechat minimálně 2 týdny dovolené nekrácené (viz ZP) či po dohodě nahrát dovolenou na den neomluvené absence. Krácení dovolené umí program vypočítat i automaticky v menu „Ostatní / Kontrola/ Krácení dovolené“ což je podrobně popsáno v příručce v menu „Firma / Návody PDF / Absence“ v části Dovolená a jejím odstavci Krácení dovolené.
  
  

• V menu "Ostatní / Kontrola" naleznete modul „Kontrola přesčasů“, který upozorní na překročení maximální výše týdenního, půlročního a ročního přesčasu. Dále modul „Kontrola odpočinku mezi směnami“ pro ověření, zda nebyla porušena minimální doba odpočinku mezi směnami.
  
  

• Pokud uznáváte přesčasy a umožňujete zaměstnancům jejich převedení do dalšího měsíce k případnému vybrání náhradním volnem, je nyní vhodný čas k provedení převodů. Ten můžete spustit buď hromadně v menu "Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Automatický převod ...", nebo lze převádět postupně, kde je velkou výhodou možnost individuálních úprav převáděných časů (například když převádíte jen část a zbytek proplácíte či potřebujete s přesčasy jakkoli dále pracovat). Podrobný návod naleznete v menu "Firma / Návody PDF / Převody přesčasů". Příručka je i na instalačním CD ve složce "Příručky". Pokud přesčasy neuznáváte nebo je proplácíte, pak je do dalšího měsíce nepřevádějte.
  
  

• Nyní je možné přistoupit k tisku těch sestav, které z docházky používáte pro další zpracování např. ve mzdách a podobně. Nejčastěji se tisknou sumární sestavy jako je "Výsledovka" či "Přehledka" v menu "Ostatní". Ty se používají například jako sumární podklady pro mzdovou účetní.
  
  

• Pro případnou kontrolu ze strany úřadů je vhodné vytisknout i kontrolní listy s denním přehledem docházky jednotlivých zaměstnanců. Základní výpis docházky je v menu "Zaměstnanci / Prohlížení docházky" (pokud je chcete tisknou hromadně za všechny a včetně příchodů odchodů atd., zatrhněte v konfiguraci firmy volbu "Na hromadném výpise docházky zobrazovat seance"). Pokud chcete podrobnější výpis včetně denních délek absencí, je možné použít sestavu "Ostatní / Výpis s absencemi.". Nejpodrobnější denní sestavou je "Výkaz", který naleznete v menu "Ostatní / Výkaz". Ten obsahuje u každého dne i záznamy s vyhodnocením odpolední či noční práce atd. Pro kontrolu z Oblastního inspektorátu práce může být vhodná "Sestava OIP" dostupná opět v menu „Ostatní".
  
  

• Pokud Vᚠmzdový program dokáže načítat data z docházky, je možné buď exportem výsledovky nebo přímo modulem v menu "Ostatní / Exporty do mezd" připravit datový soubor pro Vᚠmzdový systém. Tím si ušetříte práci s případným ručním přepisem údajů do mzdového systému.
  
  

• Vyhodnocený měsíc lze již nyní uzavřít, aby v něm nebylo možné provádět žádné změny. Uzávěrka se provede v menu "Firma / Uzávěrka". Jednoduše zadáte datum posledního dne minulého měsíce, který jste nyní vyhodnocovali. Například když jste vyhodnocovali září roku 2010, zadáte datum uzávěrky "30.9.2010" a tlačítkem "Uprav" provedete uzavření. Samozřejmě data nezmizí a je stále možné je prohlížet, dělat všechny sestavy atd. Ale není možné docházku uzavřeného období editovat, převádět přesčasy a podobné zásahy, které data mění. Pokud byste přesto potřebovali do dat zasáhnout, jednoduše do uzávěrky zadáte starší datum a pak jsou editace opět možné. Ale je třeba myslet na to, že data již máte vytištěna či dokonce zpracována ve mzdách a pak bude třeba vše znovu vytisknout, přepracovat mzdy atd.
  
  

• Pokud pravidelně nezálohujete databázi, proveďte zálohu alespoň nyní. Základní záloha je dostupná v menu "Firma / Databáze". Zde nejprve klikněte na položku "Test databáze" a spuste kontrolu, která ověří, zda databáze neobsahuje poškozené tabulky. Pokud je vše v pořádku, tak kliknete v menu na volbu "Záloha databáze", čímž se na Vaše PC stáhne datový soubor, který uložte k archivaci. Pokud by databáze obsahovala chyby, je třeba dle pokynů v testu chyby opravit. Jinak by záloha databáze nebyla kompletní a stala by se nepoužitelnou. Podrobné informace naleznete také v menu "Firma / Návody PDF / Záloha databáze" a příručka je také na CD docházky ve složce "Příručky".
  
  

• Dále spuste přenos dat vyhodnocovaného měsíce do historické sestavy a analytického modulu OLAP v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Analýza dat – OLAP“ v části „1.OLAP – příprava dat“. Stačí zatrhnout aktuálně uzavřený měsíc a kliknout na „Spustit přípravu dat pro OLAP u zatržených měsíců“. Proveďte to i v případě, kdy modul OLAP zatím nevyužíváte. Nyní jsou data v nejlepší „kondici“, což by později, kdy například smažete nějakého pracovníka, již nemuselo platit. Navíc se naplní i data pro sestavu v menu „Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Historická sestava“, která je velice užitečná pokud v budoucnu změníte parametry výpočtu docházky. Tato sestava totiž zobrazí údaje ne podle budoucího platného nastavení parametrů výpočtu, ale podle stávající konfigurace platné nyní.
  
  

• Pokud jste před započetím práce zaslali ostatním v modulu „Ostatní / Oznámení“ zprávu, aby omezili práci s programem, zašlete nyní novou zprávu o dokončení uzávěrky a návratu do normálního režimu.
  
  

• V modulu „Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Osobní údaje“ zkontrolujte, jestli u některých osobních údajů již nevypršel souhlas s evidencí. Byly by označeny žlutým vykřičníkem. Takové údaje buď odstraňte tlačítkem dole, nebo si vyžádejte nový souhlas odpovídajícím tlačítkem ve sloupečku Souhlasy. Další informace naleznete v menu „Firma / Návody PDF / Nařízení GDPR“

Operace po konci roku: (starší ruční postup bez použití průvodce)

- Na začátku nového roku provedete normální vyhodnocení loňského prosince např. dle výše uvedeného měsíčního postupu.

- Pokud jste na konci prosince nepřeváděli zůstatky dovolených do roku nového, je třeba převody dovolených udělat nyní. Převody se provádí v menu "Ostatní / Dovolená" a když je děláte až v novém roce, tak tlačítkem "Převod nevyčerpané dovolené z loňska". Podrobná nápověda je dostupná přes ikonu otazníku.

- Před převodem dovolené je vhodné spustit kontrolu pro krácení dovolené v menu „Ostatní / Kontrola / Krácení dovolené“ a to buď tlačítkem „Celý tento rok“ když akci provádíte ještě v prosinci, tedy před koncem roku, nebo pokud tuto roční uzávěrku provádíte až v ledu nového roku, tak použít tlačítko „Minulý rok“ aby program kontroloval správné období pro výpočet krácení. Až po zapsání krácení dovolené do databáze spustíte převod nevyčerpané dovolené z loňska (viz výše).

- Nyní již máte uzavřený loňský rok a převedeny zůstatky dovolených. Pro nový rok je většinou nutné upravit sazby náhrad stravného u služebních cest v menu "Firma / Sazby sl.cest".
V případě, kdy používáte i výpočet stravného pro zahraniční služební cesty, tak upravit tabulku sazeb pro nový rok v menu "Firma / Sazby sl.cest / Přidělení kódů absencí k zahraničním sl.cestám / Editovat tabulku sazeb."
A když používáte systém v modulu mezd i pro výpočet zahraniční mzdy u pracovníků vysílaných do zahraničí (např. i řidičů kamionové dopravy), tak provést pro nový rok případnou úpravu hodinových sazeb zahraniční mzdy jednotlivých států v menu „Ostatní / Mzdy / Nastavení sazeb“ u jednotlivých šablon (profesí).

- Pokud se mění další legislativa (například proplácení nemocenských, délky povinných přestávek a podobně), tak opravit v programu i tyto údaje.

- Jestli se mění i kalendář svátků, je třeba upravit v programu přes tlačítko "Svátky" nastavení svátečních dnů pro nový rok. Zejména zkontrolovat datum Velikonoc pro tento rok.

- Je velice vhodné pořídit i aktualizaci programu (na webu www.dochazka.eu v sekci Eshop / Příslušenství / Aktualizace SW Doch...), protože nová verze již má zapracované legislativní změny pro bezproblémové fungování v novém roce.

Datum v menu „Firma / Uzávěrka“ nezaručí neměnnost výpočtů za staré období, pokud následně změníte některé parametry (viz příručka Výpočet docházky). Proto vždy proveďte přenos dat do modulu OLAP a pak lze v budoucnu původní vypočtené údaje dohledat v menu Zaměstnanci / Prohlížení docházky / Historická sestava.